【Power Automate Desktop】自動メール送信フォルダー｜OutlookとExcelの事例

「Power Automate Desktop」をつかった自動化の事例をご紹介します。

こちらでご紹介する内容は、メール自動送信ボックスの作成方法です。特定のフォルダーに入れた「ファイル名」を基にして、指定したメールの宛先に添付ファイルを送信するフローです。

今回のフローの構成はこちらです。

20秒おきにフローを実行する設定
フォルダー「Before_SendMail」のファイルを検知
ファイル名を解析してメール送信の判定
条件に該当するファイルを添付ファイルとしてメール送信
フォルダー「After_SendMail」に該当ファイルを移動

まずはフロー全体をご覧ください。

実行結果はこちらです。

メール宛先ごとに該当するファイルを添付しています。
また、送信済の添付ファイルは別のフォルダーに移動しています。

事前準備｜使用ファイルの確認

Excelファイル「メール送信一覧」にメール送信にもちいる基本情報を掲載しています。

フォルダ「Before_SendMail」に添付ファイルを保存しています。

20秒おきにフローを実行する設定

まずは「繰り返し処理」をもちいてフローの継続実行の設定をします。

ループ条件

アクション「ループ条件」をつかって20秒おきにフローを実行する設定をします。

具体的には、「最初のオペランド」と「2番目のオペランド」におなじ数値をいれて演算子を「と等しい（=）」にします。このようにすることによって、「最初のオペランド」に入力された数値と「2番目のオペランド」に入れられた数値が等しい状態となっているため、常にループ処理が実行され続けることになります。

ちなみに、このような状態を「無限ループ」と呼びます。

Wait

あとは、ループ条件のフローのなかに「Wait」を設定することによって、20秒おきにフローが実行されることになります。

今回はテストのため「20秒おき」の設定にしていますが、実際には10分おきくらいの間隔でも良いと思います。

フォルダー「Before_SendMail」のファイルを検知

まずは、メール送信の起点となるフォルダーの情報を取得します。
そして、特定フォルダにファイルがあればメール送信の対象であるかどうかの判定をします。

フォルダー内のファイルを取得

まずはフォルダー「Before_SendMail」のファイル一覧を取得します。

アクション「フォルダー内のファイルを取得」をつかってフォルダー「Before_SendMail」を指定します。

対象フォルダー「Before_SendMail」のファイル名が取得されていることが確認できます。

If

まずはアクション「If」をつかって、条件分岐の処理を設定します。

フォルダー「Before_SendMail」に含まれているファイルの数が「0より大きい場合」に次のフローの処理を実行します。

「最初のオペランド」に「%count(Files)%」と入力することによって、変数「Files」に含まれている「ファイルの数」を取得することができます。

今回の例の場合、変数「Files」にはフォルダー「Before_SendMail」のファイルが5つ入っていますので、「5」が取得されます。

このような設定によって、フォルダー「Before_SendMail」にファイルが含まれている場合は、「処理を継続する」といったフローが完成します。この「処理を継続する」部分に「メール送信」のフローを追加していきます。

ちなみに、フォルダー「Before_SendMail」にファイルが含まれていない場合は、「メール送信」のフローが実行されません。

ファイル名を解析してメール送信の判定

こちらでは、メール送信の対象となるファイルの確認をします。

Outlook を起動します

まずは、Outlookを起動します。

Excel の起動

つぎにExcelを起動します。

起動するExcelファイルはこちらです。

Excel ワークシートから最初の空の列や行を取得

アクション「Excel ワークシートから最初の空の列や行を取得」をつかって行列の情報を取得します。
（参考：【Power Automate Desktop】OutlookとExcelの連携でできることを解説）

Loop

「Loop」をつかってExcelファイルの最下行に対応させる形で繰り返し処理の設定をします。

この「Loop」を設定することによって、赤枠内のフローを繰り返し処理の対象としています。

Excelファイル「メール送信一覧」の行数に応じた繰り返しを行います。
具体的には、開始値「2」から終了「4」までの「3回分の繰り返し処理」が実行されます。

Excel ワークシートから読み取り

Excelファイルの「1列目」にある「番号（抽出条件）」を取得します。

「Loop」による繰り返し処理のなかでのフローのため、Excelファイルの「1列目」にある情報のすべてを取得することになります。

具体的には、こちらの項目をうえから順番に読み取ります。

番号（抽出条件）

For each

「For each」をつかって繰り返し処理の設定をします。

設定の対象となるものは変数「Files」に含まれているこちらの一覧です。
全部で5つのファイルが入っているため、「5回分の繰返し処理」が実行されます。

ファイルパス部分の取得

「ファイルパス部分の取得」をつかってファイル名の取得をします。

取得対象となる変数「CurrentItem」には、変数「Files」から順番にひとつずつ取得された値が代入されています。

例えば、繰返し処理の1回目では変数「CurrentItem」には「（省略）1_Aさん_サンプルテキストA.txt」が代入されています。

以下、繰り返し処理の回数に応じた値の状況です。

繰返処理の回数	代入される値	取得される値
1	（省略）Before_SendMail\1_Aさん_サンプルテキストA.txt	1_Aさん_サンプルテキストA.txt
2	（省略）Before_SendMail\1_Aさん_サンプルテキストB.txt	1_Aさん_サンプルテキストB.txt
3	（省略）Before_SendMail\2_Bさん_サンプルテキストD.txt	2_Bさん_サンプルテキストD.txt
4	（省略）Before_SendMail\3_Cさん_サンプルテキストC.txt	3_Cさん_サンプルテキストC.txt
5	（省略）Before_SendMail\4_未設定_サンプルテキストE.txt	4_未設定_サンプルテキストE.txt

サブテキストの取得

「サブテキストの取得」をつかって、変数「FileName」の頭文字を取得します。

取得した頭文字を変数「FileName_Initial」に代入します。

ファイル名と取得される値の関係はつぎの通りです。

ファイル名	取得される値
1_Aさん_サンプルテキストA.txt	1
1_Aさん_サンプルテキストB.txt	1
2_Bさん_サンプルテキストD.txt	2
3_Cさん_サンプルテキストC.txt	3
4_未設定_サンプルテキストE.txt	4

If

さきほど取得した変数「FileName_Initial」とExcelファイル「メール送信一覧」の「1列目」を比較して条件分岐をおこないます。

2重ループのなかでの条件分岐のため、次のような比較がおこなわれます。
次工程で「メール送信」となっている分が次のフローに進みます。

【1回目の繰返】 For each	【2回目の繰返】 Loop	条件分岐	次工程
1	1	TRUE	メール送信
1	1	TRUE	メール送信
2	1	FALSE	なし
3	1	FALSE	なし
4	1	FALSE	なし
1	2	FALSE	なし
1	2	FALSE	なし
2	2	TRUE	メール送信
3	2	FALSE	なし
4	2	FALSE	なし
1	3	FALSE	なし
1	3	FALSE	なし
2	3	FALSE	なし
3	3	TRUE	メール送信
4	3	FALSE	なし